Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2025 rok
Jeśli prowadzisz spółkę z o.o. to masz 3 ważne deadliny w tym roku:
- 31 marca 2026 - sporządzenie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności zarządu;
- 30 czerwca 2026 - zatwierdzenie obu sprawozdań uchwałami wspólników na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników;
- 15 lipca 2026 - złożenie kompletu do KRS przez RDF (15 dni od zatwierdzenia).
Brak zatwierdzenia w terminie = grzywna do 15 000 zł w jednym postanowieniu, z możliwością ponawiania do sumy 1.000.000 zł. Plus odpowiedzialność karna z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
Lexable przygotuje Ci protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników z kompletem uchwał + zgłosi wszystko do RDF za 399 zł netto. Ty dostarczasz tylko sprawozdania. Cała procedura w jeden dzień. Bez wizyt w kancelarii.
Zamów protokół zgromadzenia wspólników zatwierdzający rok 2025 →
O co właściwie chodzi - zatwierdzenie sprawozdania
Po zakończeniu roku obrotowego każda spółka prowadząca pełną księgowość ma obowiązek:
- Sporządzić dwa dokumenty: sprawozdanie finansowe (podpisuje księgowa i zarząd) oraz sprawozdanie z działalności zarządu (podpisuje zarząd);
- Zatwierdzić oba uchwałami organu właścicielskiego (w sp. z o.o. - zgromadzenie wspólników)
- Złożyć komplet do Krajowego Rejestru Sądowego przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)
Sprawozdanie finansowe to liczby - bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa. To robi księgowa.
Sprawozdanie z działalności to opis - co spółka robiła w 2025 roku, kluczowe zdarzenia, perspektywy. To dokument zarządu. Mikrojednostki i jednostki małe mogą nie sporządzać sprawozdania z działalności, ale wtedy potrzebują osobnej uchwały o niesporządzaniu.
Sporządzenie i zatwierdzenie to dwie różne czynności. Sam fakt, że księgowa zrobiła bilans, nic nie znaczy korporacyjnie. Dopiero uchwała wspólników zamyka rok obrotowy w sensie prawnym i otwiera drogę do wypłaty dywidendy.
To nie jest „formalność księgowa". To element odpowiedzialności zarządu wynikający z ustawy o rachunkowości i Kodeksu spółek handlowych. Sąd rejestrowy wie, czy złożyłeś dokumenty. Jeśli nie to wszczyna postępowanie z urzędu.
Kto musi zatwierdzić sprawozdanie
Obowiązek dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących pełną księgowość:
- Spółki kapitałowe: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna;
- Spółki osobowe z pełną księgowością: komandytowa, komandytowo-akcyjna;
- Spółki jawne i partnerskie: jeśli prowadzą pełne księgi rachunkowe.
Spółka, która była aktywna chociażby przez część 2025 roku, sprawozdanie ma obowiązek sporządzić i zatwierdzić. Zawieszenie nie znosi obowiązku - odsuwa go tylko w określonych warunkach. Sprawdź u księgowej, jeśli masz wątpliwości.
Trzy daty, które musisz znać
Zakładam standardowy układ: rok obrotowy = rok kalendarzowy. Czyli rok obrotowy 2025 zaczął się 1 stycznia 2025 i skończył 31 grudnia 2025.
Sprawozdania za 2025 r. trzeba sporządzić do 31 marca 2026 r. (3 miesiące od dnia bilansowego), zatwierdzić uchwałą wspólników do 30 czerwca 2026 r. (6 miesięcy od dnia bilansowego), a następnie złożyć do KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia, czyli do 15 lipca 2026 r.
Komplet dokumentów do RDF - co dokładnie składasz
Do RDF za rok obrotowy 2025 składasz dwie rzeczy: sprawozdania od zarządu/księgowej oraz protokół zgromadzenia z uchwałami.
Część A - sprawozdania (sporządzone przed zgromadzeniem):
- Sprawozdanie finansowe - w formacie XML (struktura ustawowa), podpisane elektronicznie przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe + cały zarząd
- Sprawozdanie z działalności zarządu - w postaci elektronicznej, podpisane przez cały zarząd (chyba że spółka korzysta z możliwości niesporządzania - dotyczy mikrojednostek i jednostek małych po spełnieniu warunków; wtedy zamiast sprawozdania pojawia się uchwała o niesporządzaniu w protokole)
- Opinia biegłego rewidenta - tylko jeśli spółka podlega obowiązkowemu badaniu
Część B - protokół zgromadzenia z uchwałami:
Protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników zawiera komplet uchwał:
- uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe;
- uchwała zatwierdzająca sprawozdanie z działalności (lub uchwała o niesporządzaniu);
- uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty (najczęściej zapominana);
- uchwała o absolutorium dla każdego członka zarządu osobno.
Protokół możesz załączyć jako skan podpisanej wersji papierowej lub jako dokument elektroniczny.
Od 23 lutego 2026 funkcjonuje całkowicie przebudowany system RDF. Stary trik z wrzucaniem niepodpisanych skanów uchwał już nie zadziała. Nowy system weryfikuje, czy każda uchwała ma podpis kwalifikowany, profil zaufany lub podpis osobisty co najmniej jednej osoby uprawnionej do reprezentacji.
Logowanie do RDF zostało powiązane z kontem w Portalu Rejestrów Sądowych. Jeśli korzystałeś z PRS to zalogujesz się bez problemu. Jeśli nie to musisz założyć konto osobiście.
Co grozi za niezłożenie
Sąd rejestrowy nie czeka. Brak dokumentów w KRS = postępowanie wszczęte z urzędu, na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy o KRS.
Etap 1: Wezwanie. Sąd wzywa do złożenia zaległych dokumentów w terminie 7 dni pod rygorem grzywny.
Etap 2: Pierwsza grzywna. W praktyce najczęściej 2 000-5 000 zł.
Etap 3: Ponawianie grzywny. W jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 15.000 zł (chyba że dwukrotne wymierzenie okazało się nieskuteczne - wtedy granica się otwiera). Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać 1.000.000 zł. Sąd może ponawiać grzywny do skutku.
Etap 4: Rozwiązanie spółki bez likwidacji. Jeśli mimo wezwań nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe - sąd rejestrowy z urzędu wszczyna postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Etap 5: Odpowiedzialność karna. Kto nie składa sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Odpowiedzialność dotyczy kierownika jednostki, czyli w sp. z o.o. - członków zarządu.
Brak aktualnych dokumentów w KRS = czerwona flaga dla banków, inwestorów, kontrahentów. Każdy, kto sprawdza Twoją spółkę przed transakcją, zobaczy „brak sprawozdania za 2025". Zaufanie spada.
Lexable - protokół zatwierdzający + zgłoszenie do RDF za 399 zł netto
Wiem, że Twoja księgowa zrobi Ci sprawozdanie finansowe. Wiem, że być może masz prawnika korporacyjnego, który zrobiłby Ci protokół za 1.000 zł. Ale jeśli chcesz prosto, szybko i tanio to Lexable robi to za 399 zł netto.
Co przygotowujemy w pakiecie 399 zł netto:
Protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników dostosowany pod Twoją spółkę (jednoosobowa, wieloosobowa, z prokurentem) - zawierający komplet 4 uchwał:
- zatwierdzenie sprawozdania finansowego
- zatwierdzenie sprawozdania z działalności zarządu (lub uchwała o niesporządzaniu)
- podział zysku albo pokrycie straty
- udzielenie absolutorium każdemu członkowi zarządu osobno
Plus:
- Zgłoszenie kompletu dokumentów do RDF (Ty tylko podpisujesz wniosek).
Zamów protokół zgromadzenia wspólników zatwierdzający rok 2025 →
Cena z góry. Bez stawek godzinowych. Bez wizyt w kancelarii.
O autorze
Łukasz Gębczyk - CEO i co-founder Lexable. Prawnik biznesowy specjalizujący się w prawie spółek i nowych technologiach, ze szczególnym uwzględnieniem AI i regulacji platform cyfrowych. Buduje Lexable jako alternatywę dla tradycyjnych kancelarii: stała cena, gotowe w godziny, prawnik weryfikuje każdy dokument.