Polityka prywatności

obowiązująca od dnia: 09.08.2026 r.

Spis treści

• I. ADMINISTRATOR DANYCH I KONTAKT
• II. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
• III. CELE, PODSTAWY I OKRESY PRZETWARZANIA DANYCH
• IV. REZERWACJA SPOTKAŃ ONLINE
• V. PROFILE W MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH
• VI. OCHRONA DANYCH A SZTUCZNA INTELIGENCJA
• VII. PROFILOWANIE
• VIII. ODBIORCY DANYCH I PODWYKONAWCY
• IX. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG
• X. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
• XI. OKRESY PRZECHOWYWANIA DANYCH
• XII. PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE
• XIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka”) zawiera informacje o przetwarzaniu danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://www.lexable.pl (dalej: „Serwis”) oraz z usług świadczonych przez Lexable. Serwis nie przewiduje zakładania konta użytkownika ani logowania. Poniżej, dla każdego procesu przetwarzania, wskazujemy: cel, zakres danych, podstawę prawną, okres przechowywania oraz informację o dobrowolności podania danych.

Pojęcia pisane wielką literą (w szczególności: Serwis, Klient, Użytkownik, Formularz, Zapytanie, Rozmowa, Oferta, Materiały Klienta, Dokument, Baza Wzorów, Funkcje AI) mają znaczenie nadane im w Regulaminie świadczenia usług Lexable. Przez „RODO” rozumiemy Rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

I. ADMINISTRATOR DANYCH I KONTAKT

1. Administratorem danych osobowych jest Lexable spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, adres: Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001209733, NIP: 5273195382, REGON: 543434689 (dalej: „Administrator”, „Lexable”, „my”).

2. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

   a) e-mailowo: contact@lexable.pl;

   b) za pośrednictwem formularza dostępnego w Serwisie;

   c) korespondencyjnie: Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa.

3. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych (IOD); kontakt w sprawach danych następuje przy użyciu danych wskazanych w ust. 2.

II. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

1. Administrator stosuje nowoczesne środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zgodnie z art. 32 RODO.
2. Środki te obejmują w szczególności: szyfrowanie transmisji danych (protokół HTTPS), ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych, regularne kopie zapasowe oraz zawieranie umów powierzenia przetwarzania z dostawcami usług.

III. CELE, PODSTAWY I OKRESY PRZETWARZANIA DANYCH

1. Obsługa zapytania i przygotowanie oferty (darmowa wycena, kontakt)

   a) Cel: obsługa zapytania złożonego przez Formularz („Złóż zamówienie”, „Wyceń dokument za darmo”, „Wyślij zapytanie”) lub podstronę „Kontakt”, prowadzenie korespondencji oraz przygotowanie i przesłanie Oferty.

   b) Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), stanowisko lub nazwa firmy, treść zapytania oraz przesłane pliki i załączniki.

   c) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: prowadzenie korespondencji i kontaktów B2B).

   d) Okres przechowywania: przez czas prowadzenia korespondencji i przygotowania Oferty, a następnie do upływu przedawnienia roszczeń związanych z korespondencją (co do zasady do 3 lat od końca roku kalendarzowego).

   e) Podanie danych: dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zapytania; ich niepodanie uniemożliwia udzielenie odpowiedzi lub przygotowanie Oferty.

2. Weryfikacja statusu przedsiębiorcy (NIP) i fakturowanie

   a) Cel: potwierdzenie statusu przedsiębiorcy oraz wystawienie i rozliczenie faktury (w tym za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, KSeF).

   b) Zakres danych: NIP, nazwa i adres firmy, dane rozliczeniowe (numer i data faktury, kwota, status płatności). Administrator nie przetwarza danych kart płatniczych; rozliczenia następują przelewem.

   c) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe i rachunkowe) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).

   d) Okres przechowywania: przez okres wymagany przepisami dla dokumentacji księgowej i podatkowej (co do zasady co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy).

   e) Podanie danych: podanie NIP jest obowiązkowe w celu potwierdzenia statusu przedsiębiorcy i wystawienia faktury.

3. Realizacja Usług prawnych i doradczych (wykonanie Umowy)

   a) Cel: wykonanie Umowy zawartej z Klientem, w tym analiza Materiałów Klienta oraz przygotowanie, weryfikacja lub modyfikacja Dokumentów i powiązane doradztwo.

   b) Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe Klienta oraz osób działających w jego imieniu, a także dane zawarte w Materiałach Klienta i Dokumentach.

   c) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: prawidłowa obsługa procesów prawnych oraz dochodzenie lub obrona roszczeń) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki przechowywania dokumentacji).

   d) Okres przechowywania: przez czas realizacji Usługi, a następnie do upływu przedawnienia roszczeń i ewentualnych postępowań (co do zasady do 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono współpracę), chyba że przepisy przewidują okres dłuższy lub krótszy.

   e) Podanie danych: niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy; ich niepodanie uniemożliwia realizację Usługi.

4. Dane osób trzecich zawarte w Materiałach Klienta

   a) Cel: przygotowanie i weryfikacja Dokumentów, których treść dotyczy osób trzecich wskazanych przez Klienta.

   b) Zakres i źródło danych: dane kontrahentów, pełnomocników, pracowników, współpracowników oraz członków organów, zawarte w Materiałach Klienta. Źródłem jest co do zasady Klient lub Użytkownik; dane mogą pochodzić także z publicznie dostępnych rejestrów (KRS, CEIDG, CRBR).

   c) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora i Klienta polegający na realizacji Usług).

   d) Okres przechowywania: jak dla realizacji Usług (pkt 3).

   e) Zastrzeżenia: Serwis nie jest przeznaczony do przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych dzieci; prosimy o ich nieprzekazywanie, a dane nadmiarowe będą usuwane lub anonimizowane.

5. Marketing bezpośredni (komunikacja B2B)

   a) Cel: marketing własnych usług Administratora kierowany do Klientów i ich przedstawicieli.

   b) Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, stanowisko).

   c) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: marketing własnych usług).

   d) Okres przechowywania: do wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego albo do utraty przydatności danych do tego celu.

   e) Podanie danych: dobrowolne; przysługuje prawo sprzeciwu w każdym czasie.

6. Newsletter i informacje handlowe (na odrębną zgodę)

   a) Cel: przesyłanie newslettera oraz innych informacji handlowych i materiałów drogą elektroniczną.

   b) Zakres danych: adres e-mail oraz, opcjonalnie, imię.

   c) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz zgoda na marketing z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej wymagana zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

   d) Okres przechowywania: do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.

   e) Podanie danych: dobrowolne; zgodę można wycofać w każdym czasie (link rezygnacji w wiadomości lub kontakt z Administratorem), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania. Udzielenie lub brak zgody nie wpływa na możliwość skorzystania z Usług.

7. Wypełnianie obowiązków prawnych

   a) Cel: realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności z zakresu rachunkowości, podatków i archiwizacji.

   b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

   c) Okres przechowywania: przez okres wymagany właściwymi przepisami.

8. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

   a) Cel: ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

   b) Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz dane niezbędne do wykazania okoliczności sprawy.

   c) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: ochrona praw Administratora).

   d) Okres przechowywania: do upływu przedawnienia potencjalnych roszczeń (co do zasady do 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstało zdarzenie).

IV. REZERWACJA SPOTKAŃ ONLINE

1. W Serwisie udostępniono możliwość umówienia Rozmowy (konsultacji online). Rezerwacja odbywa się za pośrednictwem narzędzia Calendly (Calendly LLC), a rozmowa wideo prowadzona jest za pośrednictwem Google Meet (Google Ireland Limited / Google LLC).

2. Przetwarzanie danych w związku z Rozmową:

   a) Cel: umówienie i przeprowadzenie Rozmowy oraz przygotowanie Oferty.

   b) Zakres danych: imię, adres e-mail, proponowany termin oraz ewentualny temat lub opis sprawy.

   c) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: obsługa kontaktu B2B).

   d) Okres przechowywania: przez czas obsługi rezerwacji i przygotowania Oferty, a następnie zgodnie z zasadami dla korespondencji (rozdział III pkt 1).

3. Calendly oraz Google są odrębnymi administratorami danych w zakresie świadczenia własnych usług technologicznych i platformowych. Zasady przetwarzania danych przez tych dostawców określają ich własne polityki prywatności. Lexable przetwarza dane podane w formularzu rezerwacyjnym wyłącznie w celu przeprowadzenia umówionej Rozmowy i świadczenia usługi prawnej.

4. Korzystanie z Calendly i Google Meet może wiązać się z przekazaniem danych poza EOG; mechanizmy zabezpieczające opisano w rozdziale IX.

V. PROFILE W MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH

1. Administrator prowadzi profile w serwisach społecznościowych (LinkedIn, Facebook, Instagram). W związku z interakcją Użytkownika z profilem (obserwowanie, polubienia, komentarze, wiadomości) przetwarzamy dane widoczne na profilu Użytkownika oraz treść jego interakcji.

   a) Cel: prowadzenie profilu, budowanie społeczności, komunikacja oraz promocja usług.

   b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: prowadzenie profilu i komunikacja).

   c) Okres przechowywania: do wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu.

2. W zakresie danych statystycznych i reklamowych dotyczących profilu Administrator oraz operator danego serwisu społecznościowego są współadministratorami; operatorami tymi są w szczególności Meta Platforms Ireland Limited (Facebook, Instagram), LinkedIn Ireland Unlimited Company (LinkedIn) oraz Google Ireland Limited (YouTube). Zasadnicza treść wspólnych uzgodnień jest udostępniana przez tych operatorów, a osoba, której dane dotyczą, może wykonywać swoje prawa wobec każdego ze współadministratorów. Zasady przetwarzania danych przez tych operatorów określają ich regulaminy i polityki prywatności.

VI. OCHRONA DANYCH A SZTUCZNA INTELIGENCJA

1. Dane osobowe, treść opisywanych problemów prawnych oraz dokumenty i pliki przekazane przez Klientów lub Użytkowników nie są i nie będą wykorzystywane do trenowania, uczenia, douczania ani walidacji jakichkolwiek modeli sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego, ani zewnętrznych, ani wewnętrznych Administratora.
2. Administrator opiera swoje automatyzacje i rozwiązania na własnych, wewnętrznych bazach danych oraz Bazie Wzorów.
3. W przypadku ewentualnego włączenia konstrukcji prawnej lub struktury dokumentu do Bazy Wzorów następuje uprzednia, całkowita, nieodwracalna i ręczna anonimizacja (depersonalizacja), polegająca na trwałym usunięciu wszelkich danych osobowych, danych kontrahentów, kwot oraz innych szczegółów identyfikujących w zakresie, w jakim umożliwiają identyfikację. W wyniku tej operacji przetworzona treść przestaje stanowić dane osobowe w rozumieniu RODO i ma postać wyłącznie abstrakcyjnej konstrukcji lub struktury prawnej. Tak zanonimizowane konstrukcje mogą być następnie wykorzystywane przez Administratora, w tym w ramach rozwiązań opartych na uczeniu maszynowym.
4. Administrator nie podejmuje wobec osób fizycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nie wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania.

VII. PROFILOWANIE

1. Administrator może przetwarzać dane w sposób zautomatyzowany, w tym profilować je, w celu dopasowania treści marketingowych do preferencji odbiorcy (np. na podstawie aktywności w Serwisie). Profilowanie to nie wywołuje wobec osoby skutków prawnych ani nie wpływa na nią w podobnie istotny sposób.
2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: prowadzenie dopasowanego marketingu). Osobie przysługuje prawo sprzeciwu wobec takiego przetwarzania; ustawienia dotyczące plików cookies opisano w rozdziale XII.

VIII. ODBIORCY DANYCH I PODWYKONAWCY

1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora (procesorom), w szczególności:

   a) dostawcom usług hostingowych i chmurowych (serwery, kopie zapasowe);

   b) dostawcom oprogramowania wykorzystywanego w działalności (np. CRM, helpdesk, poczta elektroniczna, narzędzia do zarządzania pracą);

   c) dostawcom usług mailingowych i newsletterowych;

   d) dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych;

   e) dostawcom narzędzi do rezerwacji i prowadzenia spotkań online (Calendly, Google);

   f) biuru rachunkowemu oraz doradcom zewnętrznym, w zakresie niezbędnym do obsługi spraw Administratora.

2. W celu realizacji Usług dane mogą być przekazywane podwykonawcom, współpracownikom oraz zewnętrznym doradcom działającym na rzecz Administratora, z zachowaniem pełnej poufności oraz na podstawie umów powierzenia przetwarzania spełniających wymogi art. 28 RODO. Podmioty te działają na zlecenie i na rzecz Administratora i nie przetwarzają danych do własnych, odrębnych celów.

3. Dane mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (sądy, organy publiczne) w zakresie wynikającym z tych przepisów.

4. Wszystkie podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora przetwarzają je na podstawie umowy powierzenia oraz z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa.

IX. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

1. Część dostawców (np. narzędzia analityczne i marketingowe, dostawcy Funkcji AI, Calendly, Google) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

2. W przypadku przekazywania danych do państw trzecich stosujemy mechanizmy przewidziane w RODO, w szczególności:

   a) decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, w tym w odniesieniu do podmiotów z USA uczestniczących w programie Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza KE (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r.);

   b) standardowe klauzule umowne (SCC) przyjęte decyzją wykonawczą KE (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r., połączone z oceną ryzyka transferu oraz dodatkowymi środkami zabezpieczającymi (np. szyfrowaniem).

3. Informacje o aktualnych kategoriach podmiotów spoza EOG oraz o stosowanych zabezpieczeniach, a także kopię danych przekazywanych do państwa trzeciego, można uzyskać, kontaktując się z Administratorem (rozdział I ust. 2).

X. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

   a) prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);

   b) prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);

   c) prawo do usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO (art. 17 RODO);

   d) prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

   e) prawo do przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);

   f) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym wobec marketingu bezpośredniego i profilowania (art. 21 RODO);

   g) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia (art. 7 ust. 3 RODO);

   h) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

2. Administrator odpowiada na żądania niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od ich otrzymania; w sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym osoba zostanie poinformowana. Przed realizacją żądania Administrator może zweryfikować tożsamość wnioskodawcy.

XI. OKRESY PRZECHOWYWANIA DANYCH

1. Szczegółowe okresy przechowywania wskazano przy każdym celu przetwarzania w rozdziale III. Administrator kieruje się przy ich ustalaniu zasadą ograniczenia przechowywania.
2. Kryteria ustalania okresów: czas trwania współpracy, okresy przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat), obowiązki podatkowo-rachunkowe (co do zasady co najmniej 5 lat), czas obowiązywania zgody oraz czas do wniesienia sprzeciwu.
3. Dane w pełni i nieodwracalnie zanonimizowane nie stanowią danych osobowych w rozumieniu RODO i mogą być przechowywane bez ograniczeń czasowych.

XII. PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE

1. Podczas korzystania z Serwisu możemy automatycznie pozyskiwać dane dotyczące aktywności i urządzenia Użytkownika, w szczególności: adres IP, identyfikatory cookies lub podobnych technologii, dane o urządzeniu (rodzaj i wersja przeglądarki, system operacyjny, rozdzielczość ekranu) oraz informacje o odwiedzanych podstronach, kliknięciach, czasie spędzonym w Serwisie i źródle wejścia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo i podstawowa statystyka) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies opcjonalne). Logi serwera służą wyłącznie celom administracyjnym, bezpieczeństwa i zapewnieniu ciągłości działania Serwisu.

2. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

   a) zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu (cookies niezbędne);

   b) prowadzenia statystyk i analiz korzystania z Serwisu (cookies analityczne / statystyczne);

   c) prowadzenia marketingu oraz mierzenia skuteczności kampanii (cookies marketingowe).

3. Podczas pierwszej wizyty Użytkownik otrzymuje informację o cookies i może zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić wybrane kategorie albo dokonać szczegółowego wyboru w panelu ustawień. Zgoda na cookies inne niż niezbędne stanowi podstawę przetwarzania w celach analitycznych i marketingowych; brak zgody nie uniemożliwia korzystania z Serwisu.

4. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies za pomocą panelu zarządzania zgodami w Serwisie lub ustawień przeglądarki. Cookies dzielą się na trwałe i tymczasowe.

5. Wykaz konkretnych narzędzi wykorzystujących cookies:

   a) Cookies niezbędne (Lexable): zapewnienie prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu oraz zapamiętanie wyboru w zakresie zgód. Zawsze aktywne. Czas przechowywania: sesja lub do 12 miesięcy.

   b) PostHog (PostHog, Inc.): cookies analityczne, analiza korzystania z Serwisu i jego ulepszanie. Po wyrażeniu zgody. Czas: do 12 miesięcy.

   c) Google Ads (Google Ireland Limited): cookies reklamowe, pomiar skuteczności kampanii i remarketing. Po wyrażeniu zgody. Czas: co do zasady do 90 dni.

XIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak w zakresie wskazanym przy poszczególnych celach (rozdział III) bywa niezbędne do obsługi zapytania, zawarcia i wykonania Umowy oraz wystawienia faktury. Skutki niepodania danych wskazano przy odpowiednich celach.
2. Polityka może podlegać aktualizacjom, w szczególności w razie zmiany przepisów, rozwoju funkcjonalności Serwisu lub zmian w wykorzystywanych narzędziach. O istotnych zmianach informujemy poprzez komunikat w Serwisie, a osoby zapisane na newsletter również wiadomością e-mail. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w Serwisie.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.