Umowa wdrożeniowa IT: 7 klauzul, które domykają zakres, terminy i budżet

W projektach wdrożeniowych IT spory nie biorą się z „technologii”, tylko z tego, że strony inaczej rozumiały: zakres, odbiór, zmiany (change request), harmonogram, wynagrodzenie i prawa do kodu.

Skuteczne NDA to warstwa startowa, ale nie domyka ryzyk w projekcie wdrożeniowym. Zobacz: NDA dla IT i startupów: 7 klauzul, które realnie chronią kod, know-how i klientów.

Jeżeli Twój model to abonament, ciągła usługa i utrzymanie aplikacji, a nie jednorazowe dostarczenie i wdrożenie, zobacz też: Umowa SaaS B2B: 7 klauzul, które ograniczają ryzyko.

Artykuł opracowany przez Łukasza Gębczyka – prawnika Lexable, który na co dzień przygotowuje i weryfikuje umowy wdrożeniowe IT dla startupów, software house’ów i spółek technologicznych.

Co wyniesiesz z tego artykułu?

• 7 klauzul w umowie wdrożeniowej IT, które robią największą różnicę operacyjnie i prawnie.
• 5 czerwonych flag, które najczęściej kończą się konfliktem, opóźnieniem albo przekroczeniem budżetu.

Umowa wdrożeniowa IT: co to jest i czym różni się od SaaS?

Umowa wdrożeniowa IT to kontrakt na zaprojektowanie / wykonanie / dostosowanie i wdrożenie systemu w organizacji klienta (często z migracją danych, integracjami, szkoleniami i dokumentacją). To zwykle projekt etapowy: analiza → development → testy → wdrożenie → stabilizacja.

W praktyce wdrożenie to „projekt z wynikiem”, a SaaS to „ciągła usługa”.

7 klauzul, które warto mieć w umowie wdrożeniowej IT

1) Przedmiot i zakres wdrożenia

Co powinno się znaleźć w tej klauzuli:

• opis zakresu: moduły, funkcje, integracje, środowiska,
• zakres migracji danych (jakie dane, skąd, w jakiej jakości, kto odpowiada),
• wymagania niefunkcjonalne (wydajność, dostępność, bezpieczeństwo),
• wyłączenia (czego projekt nie obejmuje) oraz założenia (assumptions).

2) Metodyka i change request

Minimum, które powinno być w umowie:

• czy projekt jest w modelu waterfall czy agile (albo hybrydowym),
• procedura change request: zgłoszenie → wycena → wpływ na harmonogram → akceptacja,
• zasada: brak akceptacji CR = brak obowiązku realizacji,
• Definition of Done: kiedy funkcjonalność uznaje się za wykonaną.

3) Harmonogram i kamienie milowe

W umowie wdrożeniowej IT doprecyzuj:

• kamienie milowe i daty / okresy realizacji,
• zależności: co musi dostarczyć klient (dostępy, dane, zasoby),
• terminy na akceptację etapów,
• konsekwencje opóźnień po stronie wykonawcy i po stronie klienta (symetrycznie).

4) Odbiory i testy

Co ustalić w umowie:

• jak wygląda przekazanie (środowisko, release, dokumentacja, repo),
• testy i kryteria akceptacji,
• kategorie błędów (krytyczny / wysoki / średni / niski) i co blokuje odbiór,
• liczba rund poprawek, terminy na poprawki,
• milczący odbiór - jeżeli klient nie zgłosi uwag w terminie.

5) Wynagrodzenie i rozliczenia

W klauzuli wynagrodzenia warto mieć:

• model: fixed price, time & material albo hybryda,
• rozliczenia etapowe (płatność po kamieniach milowych),
• zasady akceptacji timesheetów (jeśli T&M) i limity godzin,
• mechanizm „stop work” po przekroczeniu progu budżetowego,
• retencja / wstrzymanie części wynagrodzenia do odbioru (opcjonalnie).

6) Prawa do kodu i IP

W umowie wdrożeniowej IT doprecyzuj:

• czy jest przeniesienie praw autorskich, czy licencja,
• pola eksploatacji / zakres licencji (kto, gdzie, jak długo),
• prawa do modyfikacji i rozwoju (także przez innego wykonawcę),
• komponenty third-party i open source (kto odpowiada za zgodność i licencje),
• dostęp do kodu źródłowego (repozytorium, moment przekazania, format).

7) Odpowiedzialność, zabezpieczenia i „exit”

Warto uregulować:

• limity odpowiedzialności,
• kary umowne za opóźnienie / brak kluczowych odbiorów (z limitem),
• gwarancję/stabilizację po wdrożeniui zasady poprawek,
• zasady wypowiedzenia / odstąpienia i rozliczenia wykonanych prac,
• przekazanie rezultatów: kod, dokumentacja, dostępy, instrukcje,
• procedurę usunięcia danych i dostępów po zakończeniu.

5 czerwonych flag: rozpoznasz je w 30 sekund

1. Zakres opisany ogólnie bez wyłączeń, założeń i kryteriów akceptacji.
2. Brak procedury change request lub CR bez wyceny i wpływu na harmonogram.
3. Odbiory bez terminów i bez zasady milczącej akceptacji.
4. Rozliczenie T&M bez limitu / cap i bez kontroli timesheetów.
5. IP w jednym zdaniu bez przeniesienia/licencji, pól eksploatacji i zasad open source.

Chcesz umowę wdrożeniową IT dopasowaną do Twojego projektu?

Rozpocznij teraz i wybierz jedną z opcji:

• zamów przygotowanie umowy wdrożeniowej IT w Lexable,
• prześlij obecną umowę do przeglądu - wskażemy czerwone flagi i gotowe poprawki.

Wolisz mailowo? Napisz: contact@lexable.pl.